- Wat is Emailworks voor
scholen?
-
Hoe weet ik of de ouders e-mail hebben en daadwerkelijk
gebruiken?
-
Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een ander mailprogramma
hiervoor gebruiken?
-
Onze nieuwsbrief staat al op de website
-
We hebben al een CMS met een nieuwsbrief functie. Waarom zou ik dan Emailworks gebruiken?
-
Moet ik met onze ICT
mensen overleggen?
-
Wat zijn de voordelen voor de ouders?
- Wat zijn de
voordelen voor de school?
-
Onze nieuwsbrief wordt opgemaakt met behulp van een specifiek DTP
(opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
-
Wat kan de school er zoal mee doen, naast nieuwsbrieven verzenden?
-
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie
willen blijven ontvangen?
-
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de ouders
verzameld?
-
Hoe staat het dan met de
privacy?
- Leuk
nieuwsbrieven verzenden, maar ik wil meer
-
Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik
alles opnieuw invoeren?
-
Het leerlingen bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd
op het Emailworks voor scholen?
- Wat kost deze
functionaliteit?
-
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst
even proberen.
-
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn school gebruik maken
van Emailworks voor scholen
Wat is
Emailworks voor scholen?
Emailworks voor scholen is een webapplicatie die
de gebruiker (ouders, leraren en bestuur van school) in staat stelt op
een zeer eenvoudige manier nieuwsbrieven of berichten te sturen naar
ouders.
Het systeem onderhoudt zichzelf omdat ouders zijn/haar eigen contact
gegevens kunnen wijzigen. Doen ze dit niet, zal het bericht niet
aankomen of kan de school geen contact opnemen in geval van nood. De
ouder zal dus gaarne bereid zijn dit (eenmalig) te doen.
^
Hoe weet ik of de ouders email hebben en daadwerkelijk gebruiken?
Uit
diverse onderzoeken blijkt dat minstens 90% van de ouders e-mail
hebben. Dit percentage loopt flink op als de ouders werken en/of
kinderen hebben. Indien u dit percentage alsnog getoetst wenst te
hebben, kunt u op een zeer eenvoudige en snelle manier dit voor uw
eigen school onderzoeken. Kijkt u hiervoor naar
deze pagina die hier volledig aan gewijd
is.
^
Waarom kan ik niet gewoon Outlook of een ander mailprogramma hiervoor
gebruiken?
Omdat u (hoogstwaarschijnlijk) niet de beschikking heeft over up-to-date emailadressen van alle ouders. De voordelen van Emailworks voor
scholen:
- mail-adressen (3 stuks)
én mobiele telefoonnummers (ook 3 stuks)
worden onderhouden door de ouders zelf, waardoor deze
altijd up-to-date zijn. U hoeft dit dus niet meer
zelf te doen.
- U kunt altijd en overal hiervan gebruik van
maken. U kunt hierdoor dus ook vanaf thuis werken of meteen voor
verschillende scholen (als u die onder uw hoede heeft)
- iedereen kan gebruik maken van de
mailapplicatie (met bijbehorende email-adressen). Niet alleen de
school, maar ook (eventueel) de ouders en de leerkrachten
(alleen Internettoegang is noodzakelijk)
- De groepenindeling wordt door de ouders zelf
gedaan. U hoeft dus niet elke ouder
apart te selecteren, u selecteert slechts een
groep (of meerdere groepen) en het bericht wordt automatisch gestuurd
naar de betreffende ouders. Selectie van de geadresseerden gaat dus
zeer eenvoudig
- U hoeft geen software te installeren of te configureren.
Slechts een webbrowser en een connectie met het Internet is
voldoende
Kijk ook naar bovenstaand antwoord in een
overzichtelijke tabelvorm
^
Onze nieuwsbrief staat al op de website
Het is bewezen dat informatie beter gelezen wordt als deze actief naar je toegezonden wordt. Ouders gaan niet elke week zelf actief op de website kijken. Ouders checken wel elke dag (of in ieder geval regelmatig) hun mail. Informatie komt hierdoor echt aan! En wel bij 3 verschillende Emailadressen.
^
We hebben al een CMS met een nieuwsbrief functie. Waarom zou ik dan Emailworks gebruiken?
U heeft met Emailworks voor scholen:
- de beschikking over 3 mobiele
telefoonummers
- de beschikking over 3 e-mailadressen per gezin (u kunt
de ouder dus altijd bereiken)
- de mogelijkheid om leerkrachten met de ouders
te laten mailen
- de mogelijkheid om ouders onderling te laten
mailen
- een webapplicatie die speciaal voor school
geschreven is (met bijvoorbeeld handige overzichten)
- mini-enquete als vervanging van de (afscheur)briefjes (bijv. "ik kom wel/niet op de ouderavond")
Hierdoor heeft u een echt integraal communicatie platform
in handen.
Kijk ook naar bovenstaand antwoord in een
overzichtelijke tabelvorm
^
Moet ik met onze ICT
mensen overleggen?
Emailworks voor scholen is geen ICT
oplossing maar een beleidskeuze. Alleen een PC met Internettoegang is
voldoende
^
Wat zijn de voordelen voor de ouders?
- Ouders krijgen snel informatie
- Beide ouders en eventuele verzorgers krijgen informatie (nieuwsbrief
ligt niet meer verfrommeld ergens onderin een tas en wordt
daardoor door
niemand gelezen)
- Informatie op maat: Ouders kunnen alleen informatie
krijgen die voor hun
kind relevant is (dus geen overload aan informatie die toch niet
interessant is)
- Ouders kunnen snel gecontacteerd worden op
hun mobiele nummer in geval van nood
- Ouders kunnen een electronisch archief
aanleggen van de nieuwsbrieven
^
Wat zijn de
voordelen voor de school?
- Communicatie met de ouder van het kind wordt geïntensiveerd
- Communicatie is beter afgestemd op de doelgroep
- Communicatie is snel en komt altijd aan
- Geen tijd meer kwijt aan het het
kopiëren
- Geen tijd meer kwijt aan het distribueren
- Contactinformatie van de ouders is altijd up to date
- Minder papier is goed voor het milieu
- Meer bezoekers trekken naar de website van de school
- Geen drukwerk meer (scholenboekjes gaan
meteen via email)
^
Onze nieuwsbrief wordt opgemaakt met behulp van een speciefiek DTP
(opmaak) pakket. Kan ik deze ook meesturen?
-
Als u
gebruik maakt van een DTP pakket (zoals Publisher) kunt u dit gewoon
blijven doen. De enige stap die u dient te zetten is bij het versturen
uw opgemaakte tekst (met plaatjes) om te zetten in het zgn. pdf
formaat. Dit is een algemeen geaccepteerde standaard om opgemaakte
formulieren te verzenden. Nagenoeg elke PC bezitter heeft een pdf
lezer (van Adobe) op zijn PC geinstalleerd. Deze lezer is gratis te
downloaden bij
Adobe.
-
Ook kunt
u met Emailworks HTML mail aanmaken. Als u met Word werkt, zult u een
aantal functies herkennen.
^
Wat kan de school er zoal mee doen, naast nieuwsbrieven verzenden?
Email zal nooit de persoonlijke communicatie volledig vervangen. Maar email leent zich perfect voor het verspreiden van informatie. Zoals:
- Schoolboekjes verzenden via mail in plaats
van deze te laten drukken (u kunt alle bestanden als bijlage
meesturen)
- Normale communicatie, zoals herinneringen versturen aan ouders voor een bepaalde activiteit
(bijvoorbeeld; let op: vrijdag is speelgoedochtend, geef uw kind
speelgoed mee)
- De leerkracht kan zelf naar zijn/haar ouders extra informatie sturen bijvoorbeeld: "morgen gaan we naar de Efteling, doe uw kind goed loopschoenen aan")
- Ouders kunnen elkaar ook onderling mailen (klasse-ouder
kan hierdoor makkelijker activiteiten organiseren). Dit functionaliteit is ook uit te schakelen.
^
En als mensen geen emailadres hebben of gewoon de papieren versie
willen blijven ontvangen?
Dit kan natuurlijk. Niet iedereen (ongeveer 10%)
heeft de beschikking over een PC en
een mailadres. Dit percentage wordt echter elk jaar lager. Het kan ook zijn dat mensen dit wel hebben, maar niet
weten hoe het werkt.
In deze gevallen wordt de nieuwsbrief gewoon op de traditionele manier
gemaakt (in veel kleinere oplage). U kunt dan de volgende dingen doen:
- U kunt deze nieuwsbrieven bij de uitgang klaarleggen
- U kunt met behulp van het systeem heel eenvoudig een
exceptie lijst maken (ouders zonder emailadres) en deze alsnog
uitdelen aan de desbetreffende kinderen.
- U kunt gebruikers (ouders) stimuleren door:
- de papieren nieuwsbrief een dag of twee dagen later ter beschikking
aan de ouders te stellen
- te communiceren dat de nieuwsbrief ook op de website te
vinden is
^
Leuk idee, maar hoe krijg ik de emailadressen van de ouders verzameld?
Het leuke is dat dit helemaal niet hoeft. De ouders onderhouden zelf
hun informatie. Welke ouder wil nu niet direct geïnformeerd worden als
hun kind iets overkomt, een nieuwsbrief of extra informatie over hun
kind ontvangen?
Wij begeleiden u bij het communicatietraject om mensen zelf te kunnen
laten inloggen op het web waar ze hun eigen gegevens eenvoudig aan
kunnen passen. Daarna, als er een verandering optreedt bij de ouders,
zullen deze zelf de aanpassingen doen.
^
Hoe staat het dan met de
privacy?
De volgende maatregelen zijn getroffen:
- de gegevens in de database zijn zodanig afgeschermd dat een
andere school hier niet bij kan
- de ouder kan zelf instellen of hun emailgegevens zichtbaar zijn
voor andere ouders
- alleen de ouder zelf en de schoolbeheerder kunnen bij uw
gegevens. Niemand anders kan dit, ook niet de andere ouders
- een gebruiker ziet niet meer dan nodig is, waardoor misbruik
onmogelijk is.
- alles wordt gelogd. Eventueel misbruik kan direct getraceerd
worden
Zie voor meer informatie onze Privacy
policy.
^
Leuk
nieuwsbrieven verzenden, maar ik wil meer
Ook daar hebben we aan gedacht. In eerste instantie willen we iedereen
laten wennen aan deze manier van communiceren. Later als iedereen
gewend is, zullen meerdere toepassingen operationeel worden. De
uitdaging hierbij is dat het geheel zeer eenvoudig te bedienen moet
zijn. De volgende modules kunnen op korte termijn
aangeschaft worden:
- onderzoeksmodule: scholen kunnen eenvoudig een elektronische
enquête houden bij de ouders (zie
http://enquete.emailworks.nl)
- mini-enquête module: als vervanging van de (afscheur) formuliertjes met teksten als "ik ben de ouder van .... en ik kom wel/niet op de ouderavond". Alles wordt elektronisch afgehandeld. Scheelt een hele hoop werk!
^
Ik heb alle gegevens al in ons leerling volgsysteem staan, moet ik
alles opnieuw invoeren?
Nee. In principe worden de gegevens door de ouders
zelf ingevoerd. Deze gegevens zijn altijd goed. Indien u emailadressen
zou importeren, zou u mogelijk oude emailadressen importeren. Dit
geldt ook voor mobiele nummers die vaak aan verandering onderhevig
zijn. Vandaar dat Emailworks zo handig is!
^
Het leerlingen bestand wijzigt steeds, hoe krijg ik dat doorgevoerd op
het Emailworks voor scholen?
Ouders onderhouden hun eigen gegevens. Deze informatie zal dus altijd
up to date zijn. Wel handig is het om ouders periodiek te laten
kijken naar hun gegevens.
^
Wat kost deze
functionaliteit?
De investering is laag gehouden. Wij weten dat scholen
geen onuitputbare bronnen hebben. Momenteel worden er nu intern
veel kosten gemaakt om de papieren nieuwsbrieven te maken,
vermenigvuldigen en te distribueren. Wij hebben
uitgerekend dat de kopieerkosten zo rond de 2 euro per kind per jaar liggen. Hierbij
hebben we het al helemaal niet over de handelingskosten (tijd) van het
kopiëren
en distribueren! Als we dit mee zouden rekenen, komen uw huidige kosten
op een ongeveer 10 euro per kind te liggen.
Wij vragen eenmalig 150 euro (voor het begeleiden en het initieel
importeren van uw huidige gegevens) en vervolgens slechts 2 euro per kind per
jaar.
^
Klinkt allemaal goed, maar voor dat ik me opgeef wil ik het eerst even
proberen.
Dat kan. Wij kunnen
voor u een test account aanmaken en u
deze toesturen. U kunt zich hiermee toegang verschaffen tot de
testapplicatie. Deze is volledig operationeel, echter U kunt geen mail
daadwerkelijk verzenden.
^
Ik heb het uit geprobeerd en ik wil met mijn school gebruik maken van
Emailworks voor scholen
U zult hier geen spijt van krijgen. U zult zien dat communicatie
directer en gerichter plaats zal vinden. Ouders zullen dit als zeer
prettig ervaren!
U kunt zich opgeven door naar ons een
e-mail te sturen met uw adres, website-, leerling- en
schoolgegevens. Wij zullen zorgen dat u zo snel mogelijk kunt
beginnen. Of ga direct naar onze webshop
en bestel online.
^
|